Kako organizirati vse svoje dokumente?

Pospravljanje in sortiranje dokumentov je verjetno najmanj zabaven del – tako doma kot tudi v poslovnem svetu. Bistveno pa si ga lahko olajšamo, če so dokumenti že od samega začetka organizirani in pregledno urejeni na takšen način, da jih vedno najdemo.

Najlažje boste to storili, če boste upoštevali nekaj pomembnih dejavnikov:

Predno se lotite organiziranja, zberite vse svoje dokumente. Pobrskajte po predalih in omarah ter se prepričajte, da ne boste ničesar spregledali.

Svoje dokumente kategorizirajte po sorodni vsebini, zato jih temu primerno razvrstite v registratorje. Praviloma ne obstaja pravilnega načina shranjevanja, bistveno je, da ga prilagodite sebi in svojim življenjskim potrebam.

Pri organiziranju upoštevajte, da nekatere dokumente lahko zavržete, druge je potrebno hraniti vsaj nekaj let, za tretje pa je majhna verjetnost, da jih boste še kdaj potrebovali, vendar jih je vseeno potrebno shraniti.

Pri organiziranju dokumentov ustrezno označite vse kategorije in tako ustvarite pregled nad celotno dokumentacijo.

Za organiziranje uporabite koristne pripomočke za arhiviranje, kot so na primer različne mape, različno široki registratorji, ločilni listi in predalniki. Za označevanje uporabite etikete, kocke, označevalce strani in druge pisarniške pripomočke.